¿Por qué delegar es importante para la productividad de tu negocio?

Cuando una empresa cuenta con un equipo pequeño, es natural que sus líderes asuman muchas funciones. Pero, a medida que va creciendo, las responsabilidades aumentan, por lo que los directivos pueden sentirse sobrecargados, ya que, independientemente de cuánto se trabaje, el día permite realizar una limitada cantidad de tareas.

Para que tu negocio sea exitoso, debes contar con un equipo autónomo, pues liderar unilateralmente es muy difícil. Es entonces que vale la pena saber cómo delegar funciones. Al confiar en el talento que tu equipo pueda aportar para el desarrollo de tu empresa, no solo disminuyes tu sobrecarga laboral, sino que también impulsas a tus colaboradores a aprender.

Asimismo, al delegar una responsabilidad también le das la oportunidad a alguien de tu equipo para crecer y desarrollarse como profesional. De ese modo, motivas a tus colaboradores a comprometerse más con tus metas y logras mejorar la productividad del equipo.

Beneficios de delegar tareas

La principal ventaja de delegar funciones es que tendrás más tiempo para trabajar en nuevas formas de desarrollar tu negocio. La innovación es necesaria para cualquier empresa y requiere de tiempo y esfuerzo.

Al darte un espacio para dedicarte a labores importantes como la innovación, planificación y el desarrollo de nuevos proyectos, también puedes aprovechar el tiempo para capacitarte y perfeccionar tus habilidades. Esto te ayudará a lograr tus objetivos en menos tiempo y establecer objetivos más altos para alcanzar mejores resultados.

Asimismo, la jerarquía entre tú y tu equipo disminuirá delegando, lo que facilitará la comunicación e integración. Podrán trabajar como un equipo de alto rendimiento, donde todos trabajan bajo un mismo objetivo. De esta manera, el trabajo se cumplirá de la manera más óptima posible, mejorando la productividad y el rendimiento.

¿Cuándo es necesario delegar?

Para saber cuándo es un buen momento para delegar una tarea, primero debes identificar qué tareas o responsabilidades puedes delegar. La manera más sencilla de averiguarlo es realizar una auditoría de tus tareas. Para ello, toma en cuenta las siguientes clasificaciones:

• Tareas pequeñas. Abarcan acciones sencillas que solo requieren una corta cantidad de tiempo para completarse, pero que se acumulan con el tiempo. Son tareas que un asistente podría llevar a cabo, como programar reuniones, reservar vuelos o responder correos electrónicos.
• Tareas que consumen mucho tiempo. Para este tipo de responsabilidades, es necesario dividir el trabajo en acciones más cortas y delegarlas. Si regularmente realizas una tarea que lleva mucho tiempo, busca oportunidades para asignar algunas acciones o partes de esa tarea a tus colaboradores.
• Tareas enseñables. ¿Tienes responsabilidades que podrías enseñar fácilmente a otra persona a ejecutar? Si una tarea se puede aprender por completo (si no requiere experiencia que solo tú puedes proporcionar), es una candidata valiosa para la delegación.
• Tareas que no son de tu expertise. Tal vez no tengas habilidades de diseño, redacción o análisis de datos. Es mejor delegar estas responsabilidades a un equipo o colaborador que tenga la información o el expertise necesarios para ejecutarlas de manera rápida y efectiva.
• Tareas urgentes. Son responsabilidades importantes y que deben ejecutarse en el menor tiempo posible. Si actualmente no tienes tiempo para completar estas tareas, es imprescindible que las delegues a otros miembros de tu equipo.

Recomendaciones para delegar eficazmente

1. Reparte eficientemente las tareas

Al momento de delegar es necesario tener en consideración el estado en que se encuentran los equipos, de modo que puedas identificar a ciencia cierta qué colaboradores cuentan con las capacidades, herramientas y tiempo para cumplir las funciones asignadas satisfactoriamente.

2. Establece claramente objetivos y responsables

Si asignas a tus colaboradores nuevas tareas que no habían realizado antes, es necesario que primero les expliques claramente en qué consiste el requerimiento y qué resultados esperas lograr. Esto es crucial cuando se trata de un equipo. En este caso es importante también designar los responsables de cada función asignada.

3. Provee soporte y comunicación

No basta con solo encargar tareas a tus colaboradores, debes también proveer canales adecuados para el soporte y la comunicación en el ejercicio de sus funciones. Es decir, debes estar disponible para responder sus preguntas, para orientarlos y para monitorear su avance.

4. Ofrece feedback

Esta es una de las consideraciones más importantes en el proceso de delegar tareas. Es necesario que reconozcas cuando tus colaboradores han cumplido óptimamente su función, así como les brindes la guía adecuada en el caso contrario.

5. Invierte en tecnología o capacitación

Dependiendo del rubro de tu negocio, a veces puede ser necesario invertir en tecnología que facilite o acelere procesos que, de otra manera, son manuales o toman tiempo valioso de tu equipo.

Si ello no aplica a tu sector, una opción muy pertinente es invertir en la capacitación de tus colaboradores. Entrenarlos para realizar tareas nuevas no solo traerá beneficios en el corto plazo; a largo plazo, también puede resultar en nuevas propuestas que beneficien a tu empresa.

Delegar significa confiar en las capacidades de tu equipo y motivarlos a crecer junto con la empresa. Un claro ejemplo de ello es el trabajo que realiza Comunal. No solo nos ocupamos de brindarte una solución de espacios, sino también de gestionar todas las necesidades de tu oficina y de tus colaboradores. Te invitamos a conocer más sobre nuestras membresías y servicios.