COMUNAL WORKPLACE: Herramienta digital para potenciar la experiencia de trabajo de las personas

Martín Kann vino de Alemania por tres meses, para conocer el país de nacimiento de su madre. La transformación digital que se estaba dando en el Perú fue un detalle más que lo terminó de cautivar, y se quedó trabajando por aquí. Han pasado 7 años. 

Desde el 2020, es Head de Digital de Comunal y fue uno de las mentes detrás de nuestra plataforma Comunal Workplace. Martín conoce el software de Comunal mejor que nadie.

¿Qué es Comunal Workplace?

Desde la pandemia, todo cambió. Y conversando con Ernesto Ychikawa, head de Change Management de Comunal, nos preguntábamos qué influencia tendría esto para el coworking. Porque había más preguntas que respuestas, nadie tenía la fórmula y no había un statu quo. Y Comunal ya tenía una aplicación para uso interno, y eso le daba experiencia ganada y adaptación a la nueva realidad. Vimos que había una oportunidad de optimizarla. De crear algo que acompañe este retorno a la oficina que es complejo, porque no hay reglas definidas hasta ahora. Siempre queremos estar al frente del cambio. Vimos la posibilidad de aliviar un dolor que estamos sufriendo, con una solución flexible, que permita reaccionar rápido.

Comunal Workplace no es simplemente una app de gestión de espacios de oficina. ¿Qué otras soluciones ofrece?

Tiene muchísimos aspectos. No solo es separar escritorios, salas y estacionamiento. Hay un registro de visitas, hay optimización de espacios. Se trata de darle una mejor experiencia a tu colaborador. De tener la flexibilidad para elegir la mejor estrategia de retorno. Hoy pueden ser tres días en la oficina, en unos meses puede cambiar y pasar a ser dos y luego puede cambiar otra vez. Eso es lo que queremos lograr, adaptarnos a cada necesidad, a cada sector, rubro y empresa del tamaño que sea.
Además, no nos olvidemos de que es una plataforma para Latinoamérica. En Estados Unidos y Europa se encuentran soluciones integrales de este tipo, pero son para mercados muy diferentes al nuestro.  Pensamos de manera regional y eso es una súper ventaja para las empresas de mercados latinos.

¿Por qué se menciona tanto la flexibilidad cuando se habla de Comunal Workplace?

Hay diferentes aristas. Queremos darle flexibilidad a nuestros clientes para que ellos puedan autogestionar usando la herramienta. Entonces estamos creándolo a partir de nuestra experiencia para que no sea estrictamente necesaria nuestra compañía, sino que puedan solucionar ellos mismos. Lo más obvio es la flexibilidad a nivel de tiempos, de poder elegir un espacio de trabajo por horarios y días. Pero a lo que estamos apuntando es a que existe una coexistencia entre nuestros espacios y los espacios de los clientes. Una empresa puede usar nuestra herramienta para gestionar sus oficinas. Si disminuye su espacio, por una estrategia de retorno rotativa, siempre va a tener la opción de crecer o requerir más escritorios o una sala. Porque puede ingresar a nuestro inventario de Comunal y usar y aprovechar nuestros recursos cómo y cuándo lo necesiten. Y esa es la flexibilidad más importante. En este mundo, la oficina es una herramienta más y usando nuestra solución digital, con tu oficina, más nuestros espacios, te damos toda la flexibilidad que necesitas.

Es un ecosistema, no solo una plataforma digital…

Exacto. Y queremos ir más allá con las funcionalidades. Como mencioné, específicamente para el mercado latino, que es un poco más “tropical”. Por ejemplo, estamos a punto de empezar una sociedad con Kisi, un líder de gestión de accesos. Hasta ahora nos hemos acostumbrado a usar estas tarjetas de plástico, siempre necesitando de alguien que chequee números y placas. Ahora, a través de nuestra aplicación, sin necesidad de nada más que tu teléfono, puedes tener acceso a todas las áreas de la oficina. Y sabremos quién entró, cuándo entró y toda la información relevante. 

¿Cuál es la importancia de la data que recoge CW?

La data es un elemento muy importante. Otra capa adicional dentro de todo lo que ofrece la plataforma. La primera es por la optimización de espacios. Así sabes si la gente está utilizando los escritorios que tienes, si necesitas más o son del tamaño adecuado. Pero además de eso, tienes la data para saber si tu equipo está usando mucho la oficina, está contenta en ella, la pasa bien, es productiva. Toda esa data sirve para entender lo que está pasando. Gracias al trabajo de nuestra área de Change Management, sabemos que los reportes no son suficientes. Ver un reporte es bonito, pero tienes que entenderlo y cuestionar ciertas cosas. Realmente, estamos armando un ecosistema, para que el cliente no solo reciba la aplicación y la use, sino que lo vamos a acompañar, ayudarlo en análisis de data. La realidad de cada empresa es diferente y ahí están las soluciones de Comunal para hacer benchmark y establecer un plan de retorno que vaya acorde con necesidades específicas.

Y con respecto al modelo híbrido. ¿Qué aporta Comunal Workplace?

El modelo híbrido es complejo de definir. Tienen que compartir reunión personas que están presentes y personas que no. Puede haber colaboradores que ayer no creían estar presentes, pero hoy cambió la situación y tienen que asistir. Eso tiene implicancias en la vida real, si yo tengo una sala para diez personas y de pronto me confirman una asistencia más eso se convierte en un problema. La solución que estamos ofreciendo está alineada con estas nuevas realidades que descubrimos junto a los clientes. Nosotros, a través del sistema QR que no es costoso, identificamos cada escritorio y cada colaborador puede hacer check in y check out, así se separan salas y espacios, en el momento, literalmente, solucionando problemas. Entonces te queremos hacer la vida más fácil y, sobre todo, darle comodidad al colaborador.