COMUNAL WORKPLACE: Usando la data para fijar objetivos y definir los procesos

La transición entre los dos años de pandemia y este 2022 está marcada por la experimentación. Se hacen pruebas para ajustarse a un modelo de trabajo más provechoso para el bienestar de la organización y los colaboradores. Pero no se puede sacar conclusiones de ningún experimento sin estructura y data. 

Comunal Workplace, la plataforma digital de Comunal, le da la capacidad a una organización de reservar escritorios y salas de reunión en la oficina. Y de generar data para reportes que hagan más productivo y beneficioso el modelo híbrido. Uno de nuestros clientes aprovechó la data e hizo un pequeño informe con los números. Al compartirlo con Tooru Ychikawa, Head de change management en Comunal, surgieron insights de mucho valor para la empresa. 

PRIMERA LECCIÓN: Benchmark

Esta empresa cuenta con 312 colaboradores, de los cuales 271 usuarios están registrados en la plataforma. La expectativa que se había planteado era de un 60% de ocupación. “Ahí había, primero, una falla en la mirada general” dice Tooru. “Tenían 231 asientos para 312 colaboradores. Un 60% es una oficina bastante llena. No parecía ser una expectativa realista”. Y la mejor forma de comprobar esa hipótesis fue haciendo un trabajo comparativo con la data macro que tiene Comunal Workplace, basada en un ecosistema de 5 mil usuarios. “Me pareció interesante la comparación, porque ellos tenían un promedio de ocupación semanal de 36% y mi ecosistema me decía que el promedio es 41%. No estaban tan lejos del promedio general. Sus números son saludables” explica Ychikawa. Muchas veces, sobre todo en momentos de incertidumbre, se toman decisiones o se ponen objetivos desconociendo el panorama o las tendencias. Haciendo benchmark comparativo con la data se puede corregir ese rumbo. Lo primero que hizo fue quitarles ansiedad.

SEGUNDA LECCIÓN: Futuros riesgos

Tooru logró ver, en los tipos de reserva, otro comportamiento digno de mencionar. Comunal Workplace permite reservar escritorios por todo el día, y part time en la mañana o la tarde. Comparativamente, la asistencia full day del cliente frente a la del ecosistema Comunal, es muy parecida: 78% y 85% respectivamente. Pero cuando nos fijamos en los números de otra métrica, aparecen nuevos insights. “Si miras la mañana, tú estás teniendo el 20% de tus reservas. Los números macro tienen un 11%. Ojo con ese número. Acá hay un riesgo”. Ychikawa sustentó esa preocupación en la conmutación. Muchos líderes, creyendo ser empáticos, dan medio día libre, lo que no soluciona el problema del transporte de muchas personas. “Tienes colaboradores que sienten que el trabajo híbrido no les está solucionando nada, porque su conmutación toma demasiado tiempo. Viven a dos horas de la oficina. Lo que nos dicen los números grandes, macro, es que la tendencia está inclinándose a cambiar el horario de la mañana por un full day de algunos días de la semana” explica Tooru. Aunque el problema de la conmutación no afecta actualmente al cliente, era un dato más a validar, tomando decisiones para evitar futuros riesgos.

LECCIÓN TRES: futuros comportamientos

Otra comparación necesaria eran los días de la semana en los que se reservaban los escritorios. Siguiendo la tendencia natural y el comportamiento general, los martes, miércoles y jueves concentran la mayoría de las reservas en ambos lados. “Pero el cliente tenía un 19% de asistencia los lunes, y mis números decían 22%. No es mucha diferencia, pero si los comparas con el resto de días, donde ellos siempre tienen un mayor porcentaje, es una anomalía” explica el experto de Comunal. “La razón de esto, en una teoría personal, pero que puedo ver en la data, es que cuando volvimos de la pandemia, todos queríamos reírnos, relajarnos, contar chismes. Los lunes eran los días del reencuentro en esos primeros días. Y la productividad no era la deseada”. Pero ese reencuentro ya se acabó. Hoy los colaboradores van a la oficina los lunes más enfocados en trabajar. “Ya no hay tanto que decir, ya no hay tanto de qué reírse. Quizá ya es buen momento para elevar la asistencia en ese día”. Los comportamientos podrían cambiar en un futuro cercano y hay que estar listos para tomar las decisiones acertadas a tiempo.