Es importante que aproveches la tecnología al máximo durante el home office. Para ello, te compartimos un listado de las mejores herramientas online para trabajo colaborativo, ideales para facilitar el trabajo remoto y mejorar la productividad de tu equipo.
El día a día demuestra que es necesario tener un espacio donde puedas enviar mensajes instantáneos a tus colaboradores. El problema con usar aplicaciones como WhatsApp es que no tienes muchas posibilidades para organizarte y es un espacio bastante informal. La prueba de ello es que encontrar un archivo puede ser problemático, así como recordar una conversación puntual.
Slack es la solución para esto. Es una herramienta que tiene lo mejor de la mensajería instantánea, pero ampliado para poder ofrecer aún más posibilidades. Su buscador universal te permite ubicar cualquier conversación o archivo.
También te permite organizar mejor a los equipos de trabajo, ubicando temas y personas en distintos canales de comunicación. De esta manera, por ejemplo, el equipo de Contabilidad no tiene que recibir el mismo mensaje destinado para el de Diseño.
Slack también te permite hacer videollamadas y compartir archivos con facilidad porque se integra con muchas otras aplicaciones (como los productos de Google o Dropbox) para hacerte la vida más sencilla. Funciona casi como una caja de herramientas, donde puedes encontrar todo lo que necesitas, pues también se integra con Office 365.
Al trabajar desde casa puede ser un poco complicado medir el avance de tu equipo. ¿Cuánto falta para concluir un proyecto? ¿En qué etapa se encuentra? ¿Quién es el responsable actual? Todas estas son preguntas que podrían solucionarse con una pizarra. Sin embargo, en el mundo virtual, Trello es una de las mejores herramientas online para trabajo colaborativo.
Esta app te permite coordinar responsabilidades de forma muy visual, así como organizar tareas por listados y tener tablas para distintos miembros del equipo. Es la plataforma ideal para la gestión de equipos remotos.
Serene es una app gratuita para usuarios de Mac que te ayudará a lograr la máxima productividad al enfocarte solo en tu objetivo más importante del día. La plataforma permite a los usuarios establecer un único objetivo cada día y dividir el día en sesiones para lograr ese objetivo. Esto reduce el tiempo dedicado a tareas más pequeñas y permite a tu equipo trabajar de forma proactiva para alcanzar sus objetivos más importantes.
Serene permite a tus colaboradores abordar las distracciones bloqueando aplicaciones y sitios web que hacen perder el tiempo, e incluso silenciando sus teléfonos. La aplicación también tiene una variedad de música de concentración para ayudar a los usuarios a lograr una productividad óptima.
Compartir archivos puede ser un dolor de cabeza en el home office. Sin embargo, es Drive la que más facilita este intercambio. Te permite editar archivos en línea: documentos, tablas o presentaciones. La gran ventaja de trabajar en la nube de Google es que ya no tienes que estar preocupándote por guardar tu avance por miedo a perderlo.
De hecho, Drive te permite compartir de manera efectiva todo tipo de archivos. Otras opciones incluyen WeTransfer, apropiada para enviar archivos pesados, y Dropbox, que te permite almacenar gratuitamente hasta 2 GB de información.
Todos aquellos que trabajan desde casa saben que las distracciones pueden ser el mayor enemigo del home office. Toggl puede ser tu mejor aliada para combatirlas. Esta app de pago es la herramienta ideal para la gestión del tiempo y puede ayudarte a aumentar la productividad al identificar las tareas que están tomando más tiempo del que deberían.
Toggl se encarga de registrar en qué empleas el tiempo para que puedas analizarlo, e incluso te muestra sugerencias sobre tus hábitos diarios. También te permite mejorar la planificación de un proyecto al realizar un seguimiento de cuánto tardan realmente las tareas individuales y colectivas en completarse.
A veces, para explicarte mejor necesitas ser gráfico. Y, claro, en una videollamada es complicado que puedas conseguir una pizarra. Para eso existe Drawpile, una herramienta que te permite colaborar en tiempo real para ese momento de brainstorming que tu equipo necesita. Es bastante sencilla de usar, muy intuitiva. En definitiva, un espacio efectivo para materializar tus ideas.
Si sueles anotar ideas en papeles que luego dejas sueltos por todos lados (y perdiendo ideas en el proceso), esta es la opción para ti. Keep es multiplataforma, está disponible tanto para celular como para PC e incluso tiene una versión en línea. De esta forma, lo que anotes en un lugar estará disponible en otro.
Keep —otra de las herramientas de trabajo colaborativo en Google— también te permite hacer listas de tareas pendientes. De esta manera puedes controlar tu avance, tener claras tus entregas y cumplir con el home office de manera efectiva.
Mural es una app que te permite efectuar tareas y proyectos de forma colaborativa y visual. Por ejemplo, puedes utilizar un tablero digital para crear diagramas, diseños y gráficos de forma grupal, lo que puede facilitar tu presentación virtual y darle mayor impacto. Es la herramienta ideal para la realización de talleres de design thinking, brainstorming, creación de perfiles o buyer personas, etc.
Muchos pretenden imitarlo o superarlo, pero la verdad es que la simpleza de Google Calendar lo ha hecho el favorito de todos. Además, ayuda que, por lo general, los correos corporativos estén asociados a Google, por lo que es mucho más sencillo programar actividades y recordatorios.
También te permite compartir tu calendario con más personas que no necesariamente pertenezcan a tu empresa, así como conocer los tiempos de los miembros de tu equipo. Otras opciones similares son Doodle y Calendy.
Hay muchas formas de organizar una reunión virtual, como Google Meets o Zoom, pero el proceso a veces puede ser más complicado de lo que te gustaría. Es posible que los participantes tengan que usar el mismo software, por ejemplo, o que todos estén registrados en el mismo servicio, e incluso entonces no siempre obtendrás la funcionalidad que necesitas.
Join.me aparece entonces como la herramienta ideal y fácil de usar. Cualquiera puede organizar una reunión con uno o dos clics, o unirse a una ingresando un código en su navegador web, sin nada que descargar o instalar.
Las reuniones se pueden programar y grabar, el soporte de audio permite a los participantes llamar o usar el micrófono y los parlantes de su dispositivo. Es muy sencillo transmitir y compartir tu pantalla para presentar ideas y colaborar con otros.
Si no cuentas con el espacio ideal en casa para realizar reuniones virtuales o presentaciones a clientes, puedes aprovechar alguna oficina cercana para trabajar de manera efectiva y sin interrupciones.
En Comunal te ofrecemos la alternativa ideal: las Oficinas Satélite, espacios de trabajo flexibles que pueden ser tomados por horas, días o meses. Nuestras oficinas están ubicadas en los principales distritos de Lima, de modo que tú y tus colaboradores pueden optar por el local más cercano a sus hogares y evitar el transporte público.
Te invitamos a conocer más sobre nuestras Oficinas Satélite aquí.